إطلعت على الرسالة اسمح لى بالتعليق على ما ورد فى الفقرات ....

أفكار تعين على اختيار نظام آلي متكامل لمكتبة جامعة الخرطوم .
تقديم:-
سارت اتجاهات الحوسبة في المكتبات الجامعية ومراكز المعلومات في بداية التسعينات نحو النظم الآلية الجاهزة تفاديا لكثير من المشاكل التي ارتبطت بالنظم المصممة محليا ومكتبة جامعة الخرطوم سارت على نفس المنحى واستخدمت حزمة برمجيات ((ISIS
إلا إن تبني النظم الآلية الجاهزة لا يلغي مرحلة التخطيط



لاختيار النظام الآلي المتكامل المناسب للمكتبة بل أصبح التخطيط أكثر أهمية وذلك انه في حال اقتناء نظام غير مناسب فانه لا يصبح في مقدور المكتبة التراجع أو حتى التعديل الجذري في النظام ليتوافق واحتياجات المكتبة.
وهذا في تقديري ما حدث في النظام الحالي بعد التفكير فى تغييره ولكى يتم اختيارنا على أسس سليمة هنالك بعض المطلوبات نوجزها في الآتي:-
ينبغي إن يسبق اختيار أي نظام آلي متكامل إعداد دراسة وافيه تبين جدوى النظام المقترح لعرضه على إدارة المكتبة وتتضمن الدراسة:-
1/ التعرف على الاحتياجات
2/ الدوافع التي تبرر اقتناء هذا النظام
3/ الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع موارد مادية وبشرية وبرمجة زمنية للتنفيذ , كما ينبغي في هذه المرحلة من الدراسة التعرف على إمكانيات النظام الحالي للمكتبة , والتعرف على الأنظمة المتكاملة المطبقة في المكتبات الشبيه لها وطبيعة وتكلفة أنظمة المعلومات المتوفرة والأجهزة والبرامج اللازمة وعمليات الصيانة .
لاختيار النظام الآلي المتكامل المناسب للمكتبة بل أصبح التخطيط أكثر أهمية وذلك انه في حال اقتناء نظام غير مناسب فانه لا يصبح في مقدور المكتبة التراجع أو حتى التعديل الجذري في النظام ليتوافق واحتياجات المكتبة.
وهذا في تقديري ما حدث في النظام الحالي بعد التفكير فى تغييره ولكى يتم اختيارنا على أسس سليمة هنالك بعض المطلوبات نوجزها في الآتي:-
ينبغي إن يسبق اختيار أي نظام آلي متكامل إعداد دراسة وافيه تبين جدوى النظام المقترح لعرضه على إدارة المكتبة وتتضمن الدراسة:-
1/ التعرف على الاحتياجات
2/ الدوافع التي تبرر اقتناء هذا النظام
3/ الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع موارد مادية وبشرية وبرمجة زمنية للتنفيذ , كما ينبغي في هذه المرحلة من الدراسة التعرف على إمكانيات النظام الحالي للمكتبة , والتعرف على الأنظمة المتكاملة المطبقة في المكتبات الشبيه لها وطبيعةوتكلفة أنظمة المعلومات المتوفرة والأجهزة والبرامج اللازمة وعمليات الصيانة . ولضمان نجاح اختيار النظام المتكامل للمكتبة ينبغي الالتزام بمجموعة من المبادئ الأساسية مثل:-
1- إن تكون عملية اختيار النظام جزءا من عملية اكبر خاصة بالتغير التنظيمي للمؤسسة الأم التي تعتبر المكتبة جزءا منها وهي الجامعة .
2- تفضيل العائد طويل الأمد على العائد قصير الأمد بمعنى إن يكون التركيز في جميع مراحل اختيار النظام على المدى الطويل لا على المدى القصير وان يكون أكثر قابلية للتطوير والتحديث المستمر.
3- مشاركة العاملين والمستفيدين في جميع مراحل العملية فينبغي إن يكون للعاملين بالمكتبة دورهم الكامل في عملية الاختيار من بداية المشروع وحتى النهاية لكي يستطيعوا علىومراحل التخطيط لاقتناء النظام المتكامل كما حددها كثير من المختصين يمكن ايجازها في سبعة مراحل هي:-
1- مرحلة تحديد الاهداف :
تحديد ما هو متوقع الحصول علية من نتائج قابلة للقياس والتحقيق.
2- مرحلة المطابقة و التوافق :
المطابقة والتوافق بين الوظائف و الأنشطة المطلوب حوسبتها وما يمكن إن يقدمه النظام المتكامل من انجاز هذة الوظائف بالكفاءة المطلوبة .
3- مرحلة الاختيار والانتقاء :
الانتقاء من النظم المرشحة.
4- مرحلة المسوحات والدراسات:
تشمل دراسة ادبيات النظم وادلتها التوثقية والارشادية ومتابعت ما يكتب عنها في الدوريات المتخصصة وغير ذلك من زيارات المعارض والشركات بغرض الاطلاع والمتابعة.
نحو أفضل المشاركة في تحمل مسئولية تهيئة النظام للعمل بالشكل الملائم .5- مرحلة المقارنة :
مقارنة ما تم جمعه من معلومات في مرحلة المسوحات بما هو موثق في أدلة النظام بغرض التعرف على كفاءة النظام و إمكانياته وقدراته وتكاليفه.
6- مرحلة اتخاذ القرار :
اتخاذ قرار الأفضل من النظم المعروض ومفاتحة الشركات المنتجة وإعداد العقود المطلوبة.
7- مرحلة الشروع بالتنفيذ:
وهي مرحلة الاختبار في فترة تمتد من ثلاثة إلي ستة أشهر للتأكد من سلامة العمل والمستجدات وعلاجها.
مع أمنياتي بان نتمكن من اقتناء نظام متكامل لإدارة المكتبة يتم تطبيقه بكفاءة وفاعلية يجعل مكتبة جامعة الخرطوم في مصاف المكتبات المتطورة يلبي احتياجات المستفيدين من خدماتها ويفوق توقعاتهم .

معتصم عبدا لله المهدي
رئيس قسم الدوريات
يوم 13 يناير 2011