ورقة علمية شاركت بها المكتبة فى ورشة اللامركزية بجامعة الخرطوم تقديم/بروفسير منى محجوب امينة المكتبة والاستاذ/معتصم عبد الله المهدى رئيس قسم الدوريات 2005
تقديـــــم
المكتبة الجامعية هي احد المؤسسات الهامة في منظومة المجتمع الجامعي . ويتوقف نجاح الجامعة على مدى توفيقها في توفير مكتبة حديثة ومتطورة وتعتبر المكتبات الجامعية احدي المقومات الأساسية في تقييم الجامعات العصرية كعنصر مهم يستند إليه في البحث العلمي وتغيير المجتمع ثقافياً وعلمياً.
مسمى أخصائي المعلومات والمكتبات لماذا ؟
بظهور تكنولوجيا المعلومات والاتصالات أصبح التطوير والتغيير الجذري في المكتبات الجامعية ضرورة حتمية لمواكبة المستجدات على ضوء تحديات ثورة المعلومات والاتصالات التي يشهدها عالم اليوم وهذا أمر يتطلب إدارة حديثة وكادر مؤهل وبالتالي لم يعد المسمى القديم (أمين مكتبة) متماشياً مع العصر الذي تتحول فيه المجتمعات المتقدمة إلى مجتمع المعرفة بحيث أصبحت إدارة المعلومات تنتقل من الشكل الورقي إلى الشكل الالكتروني وأصبح الذي يدير هذه المعلومة شخص ذا مهارات وخبرة في اختيارها، تنظيمها واستخدامها ونشرها ولم يعد هذا الشخص مجرد شخص يقوم بالفهرسة والإرشاد إلى مكان الكتاب في المكتبة وبالتالي لا بد أن يتغير المسمى ليتناسب مع مقدرات الكادر الجديد خاصة وان العالم ينحو نحو المكتبات الافتراضية.
مسمى عمادة المكتبات لماذا ؟
اقترح الهيكل التنظيمي قيام عمادة للمكتبات لتصبح الجهة المشرقة فنياً وإدارياً على مكتبات الجامعة والتخطيط لتزويدها ودعمها بأوعية المعلومات المختلفة ووضع السياسات العامة للمكتبات لتطويرها مستقبلاً لتتكامل رسالتها مع رسالة الجامعة. ويصبح من يتقلد هذا المنصب هو عميد المكتبات وليس أمين المكتبة لان أمين المكتبة هو مصطلح مهني بينما مسمى عميد المكتبات مسمى فضفاض يمكن أن يعمل تحته المتخصصون في المكتبات وغير المتخصصين. فضلاً عن انه يؤكد مكانة المكتبة في الجامعة كعمادة لها جهاز إداري مشابه لأمثاله في وحدات الجامعة المماثلة.
وهذا النظام معمول به في بعض الجامعات العربية والأجنبية ولعله يناسب مكتبة جامعة الخرطوم على الأقل في مرحلة البناء والتأهيل والتطوير التي تمر بها حالياً.
مسمى أخصائي المكتبات والمعلومات لماذا ؟
بظهور تكنولوجيا المعلومات والاتصالات أصبح التطوير والتغيير الجذري في المكتبات الجامعية ضرورة حتمية لمواكبة المستجدات على ضوء تحديات ثورة المعلومات والاتصالات التي يشهدها عالم اليوم وهذا أمر يتطلب إدارة حديثة وكادر مؤهل وبالتالي لم يعد المسمى القديم (أمين مكتبة) متماشياً مع العصر الذي تتحول فيه المجتمعات المتقدمة إلى مجتمع المعرفة بحيث أصبحت إدارة المعلومات تنتقل من الشكل ألورقي إلى الشكل الالكتروني وأصبح الذي يدير هذه المعلومة شخص ذا مهارات وخبرة في اختيارها، تنظيمها واستخدامها ونشرها ولم يعد هذا الشخص مجرد شخص يقوم بالفهرسة والإرشاد إلى مكان الكتاب في المكتبة وبالتالي لا بد أن يتغير المسمى ليتناسب مع مقدرات الكادر الجديد خاصة وان العالم ينحو نحو المكتبات الافتراضية. بالإضافة إلي أن قسم المكتبات والمعلومات بكلية الآداب يمنح بكلاريوس الشرف في علم المكتبات والمعلومات مما يؤكد أن الاسم الجديد بتناسب مع نوعية الخريج الذي يشغل هذا المنصب.
عيوب الهيكل السابق والحاجة إلى تعديله
(1) عدم وجود الوصف الوظيفي الواضح أدى إلى رقابة مزاجية تتفاوت من يوم لآخر ومن موظف إلى آخر رغم تماثل الظروف.
(2) رفع المستوى الوظيفي لشاغلي بعض الوظائف وما يتبع ذلك في زيادة في الراتب دون أن يصاحب ذلك تغيير في مستوى أو نوع الواجبات والمسئوليات.
(3) حصول الموظف على مسمى وظيفي جديد رغم انه لا يرقى إلى مستوى وطبيعة الوظيفة الجديدة.
(4) عدم مواكبة الهيكل القديم لمستجدات العصر وعدم مواكبته للزيادات الكبيرة في أعداد الطلاب.
(5) عدم فهم الدوائر الإدارية بالجامعة للهيكل الوظيفي للأفراد بالمكتبة.
الهيكل الوظيفي الجديد
عند تطبيق الهيكل الوظيفي رأينا أن يكون عدد مستويات هذا الهيكل متماشياً مع حجم النشاطات الداخلة في مجال تطبيقه وتصنيف الوظيفة على أساس الواجبات والمسئوليات وما يتطلبه أداء ذلك من تأهيل لازم كحد أدنى أما الأسس التي ينبني عليها الاختيار فهي:
1- نوع ومستوى المعرفة والقدرة والمهارة المطلوبة لأي موقع والصفة الإشرافية لها
2- المجال الذي تقع ضمنه الوظيفة ونوع الإرشادات التي يتلقاها شاغل الوظيفة أو تلك التي تنبثق عنها.
3- مقدار المجهودات الذهنية والبدنية ونوعها.
من ابرز خصائص هذا التنظيم:-
تحديد التأهيل اللازم لكل عمل كحد أدنى يقاس به مقدار المعرفة والقدرة التي يمكن أن يؤدي به العمل بصورة فعاله.
تحقيق طموحات الموظفين في الترقي ممن يتوفر فيهم التأهيل والأداء الجيد وما يتبع ذلك من الشعور بالرضا وتحقيق ألذات .
الالتزام بالتدريب لرفع مستويات الأفراد.
الوصف الوظيفي للهيكل المقترح لعمادة المكتبات:
عميد المكتبات
يعينه رئيس مجلس الجامعة بالتشاور مع مدير الجامعة ويشغل منصبه لمدة أربع سنوات ويجوز إعادة تعيينه لفترة أخرى.
اختصاصات عميد المكتبات ومهامه:
يكون لعميد المكتبات المهام والاختصاصات التالية:
أ/ العمل علي تنفيذ القوانين واللوائح والنظم التي تعين على إدارة المكتبات والارتقاء بمستوى الأداء الإداري والفني بها.
ب/ الأشراف العام علي الأداء الإداري والفني المعين له في أداء مهامه كعميد للمكتبات.
ج/ التوصية بالتعيينات والترقيات للعاملين بالمكتبات.
د/ رفع المقترحات الخاصة بالسياسات العامة التي تؤدي إلي تطوير العمل لمجلس المكتبات.
هـ/ تمثيل عمادة المكتبات داخل وخارج الجامعة بما في ذلك المنظمات والجمعيات والهيئات المهنية الشبيهة.
و/ يكون مسئول مسئولية مباشرة أمام مدير الجامعة عن المكتبات وترقية أدائها والإشراف والمحافظة عليها.
ز/ اقتراح الخطط والبرامج لتأهيل وتدريب العاملين بالمكتبة.
ح/ إعداد التقرير السنوي وأي تقارير أخري ترفع لمجلس المكتبات.
ط/ إعداد تقديرات الميزانيات السنوية لعمادة المكتبات ورفعها لمجلس المكتبات وإدارة الجامعة.
نائب عميد المكتبات
يعينه مدير الجامعة بتوصية من عميد المكتبات من بين مساعديه من المتخصصين في علوم المكتبات والمعلومات ومن ذوي الخبرة العملية وتتمثل مهامه في الآتي:
أ/ يقوم بالتنسيق بين الأقسام الرئيسية بالمكتبات الفرعية من الناحية الفنية.
ب/ ينوب عن عميد المكتبات في إدارة المكتبة.
ج/ يقوم بمساعدة عميد المكتبات في وضع الخطط الفنية والبرامج التي تساعد على تطوير عمادة المكتبات فنيا وخدميا وإداريا.
د/ تقديم تقارير دورية لعميد المكتبات في كل ما يتعلق بالجوانب الإدارية والفنية بالمكتبات.
هـ/ أي مهام أخرى يكلف بها من قبل عميد المكتبات.
نائب عميد المكتبات للمكتبة الإلكترونية:
يعينه مدير الجامعة بتوصية من عميد المكتبات من بين مساعديه من المتخصصين في علوم المكتبات والمعلومات وله خبرة في مجال تقنية المعلومات والمكتبة الالكترونية. تتمثل مهامه في الآتي:
أ/ يقوم بربط المكتبة الالكترونية بالشبكات الداخلية والخارجية ذات العلاقة.
ب/ تأهيل وتطوير المكتبة الالكترونية بهدف تكامل نظم المعلومات بالمكتبات.
ج/ وضع الخطط والبرامج لتدريب وتأهيل المجتمع الجامعي.
العاملون المهنيون من الجامعيين:
يقترح الهيكل تغيير مسميات العاملين المهنيين بالمكتبات من مسمى أمناء مكتبات ومساعدي أمناء مكتبات إلى مساعدي أخصائي مكتبات ومعلومات و أخصائي مكتبات ومعلومات
وعليه يكون التصنيف كالأتي:
1-مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات
2-مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (ج)
3-مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (ب)
4-مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات(أ)
5- أخصائي مكتبات ومعلومات.
التدرج الوظيفي:
1-مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات
يتم اختيار مساعدي أخصائي مكتبات ومعلومات من حملة البكالوريوس من جامعة الخرطوم أو ما يعادلها بدرجة الشرف (تخصص علوم المكتبات والمعلومات ) والبكالوريوس بتقدير جيد إضافة للدبلوم العالي وتعادل وظائفهم وظائف مساعدي التدريس بالقطاع الأكاديمي بالجامعة .
2--مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات(ج)
أ- يتم ترفيع مساعدي أخصائي مكتبات و معلومات من حملة البكالوريوس مرتبة الشرف إلى مساعدي أخصائي (ج) بعد إكمال عامين في الخدمة ثم حصوله على درجة الماجستير , ويعادل درجة محاضر في القطاع الأكاديمي.
(ب) يتم ترفيع مساعدي أخصائي مكتبات ومعلومات من حملة البكالوريوس بتقدير جيد زائد الدبلوم العالي (علوم مكتبات ومعلومات) إلى مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات(ج) بعد قضاء أربعة أعوام بالخدمة وحصوله على درجة الماجستير في علوم المكتبات والمعلومات ويعادل درجة محاضر في القطاع الأكاديمي.
3- مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات(ب)
أ- يتم ترفيع أخصائي مكتبات ومعلومات (ج) من حملة البكالوريوس مرتبة الشرف الى مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (ب) بعد حصوله على درجة الدكتوراه فى علوم المكتبات والمعلومات ويعادل درجة أستاذ مساعد .
ب-يتم ترفيع مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (ج) من حملة البكالوريوس بتقدير جيد والدبلوم العالي في علوم المكتبات والمعلومات إلى مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (ب) بعد إكماله في الوظيفة السابقة(محاضر) سبعة أعوام أو حصوله على درجة الدكتوراه ويعادل درجة أستاذ مساعد.
4- مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات(أ)
يتم ترفيع مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات(ب) إلى مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (أ)
وهى تعادل درجة الأستاذ المشارك في القطاع الاكاديمي وفق الشروط التالية:
(أ):الترقي بالبحث العلمي المتميز
بعد الحصول على درجة الدكتوراة يكمل خدمة فعلية مدتها (3) ثلاثة سنوات في وظيفة مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (ب)منها سنة واحدة بالجامعة بالإضافة إلى (5) بحوث علمية في التخصص منشورة في مجلات علمية محكمة.
(ب):الترقية بالمساهمة في التدريس والبحث والخبرة المهنية
أن بكون قد أكمل (5) خمسة سنوات خدمة فعلية منها سنتان على الأقل بالجامعة مع إضافة (3) ثلاثة بحوث علمية في التخصص منشورة في مجلات محكمة أو كتب منهجية مؤلفة أو مترجمة , وأن يكون قد ساهم في تطوير القسم والعمادة وله إسهامات في الإدارة واللجان والعمل المهني .
(ج): الترقي بالخدمة الطويلة الممتازة
أن يكون قد قضى (10) عشرة سنوات في درجة مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (ب) بعد الحصول على الدكتوراة. وأن تكون ثلاثة منها بالجامعة وأن يكون له إسهامات فاعلة في مجال عمله بالعمادة والأنشطة الجامعية والاجتماعية ,أن يكون أداؤه في التدريس والإدارة ممتاز وأن يكون سلوكه حميدا وعلاقاته ممتازة.
5-أخصائي مكتبات ومعلومات:
يقوم من شغل وظيفة مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (أ ) مدعم بالمستندات اللازمة التي تحددها اللوائح لترفيعه إلى وظيفة أخصائي مكتبات ومعلومات (وهى تعادل درجة أستاذ) وفق الشروط الآتية :
أ/ الترقية بالبحث العلمي المتميز
أن يكون قد أكمل مدة أربعة سنوات خدمة في وظيفة مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (أ) بالإضافة إلى بحوث منشورة لا تقل عن عشرة (10) في مجلات علمية محكمة في ذات التخصص.
ب/ الترقية بالمساهمة في التدريس والبحث العلمي والخبرة المهنية.
أن يكون قد أمضى (5) خمسة سنوات خدمة على الأقل منها ثلاثة سنوات بالجامعة
أن يكون قد نشر ما لا يقل عن خمسة بحوث متخصصة في مجلات علمية أو مؤلفات معتمدة
أن يكون قد ساهم في التدريس والإشراف على طلاب الدارسات العليا
أن تكون له مساهمة متميزة في مجال العمل والمهنة داخل وخارج السودان
أن تكون له إسهامات في العمل الإداري.
أن تكون له إسهامات مقدرة في خدمة المجتمع.
رؤســـــاء الأقســـــــام:
رئيس قسم خدمات القراء:
يعينه عميد المكتبات من بين مساعديه حسب الكفاءة والخبرة. ويكون بدرجة مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (ج)
مهامــــــــه:
1/ يكون مسئولاَ لدى عميد المكتبات عن الأداء والسلوك العام والانضباط لمن هم تحت إشرافه .
2/ يتولى الإشراف التام على قاعات المطالعة لتكون في حالة مرضية طوال ساعات اليوم العملي بالإضافة لتنفيذ لوائح المكتبة ونشرها بين الرواد.
3/ يكون مسئولا لدى عميد المكتبات عن تنفيذ سياسات المكتبة في تنظيم إعارة واسترجاع استخدام الكتب وغيرها بأقسام المكتبة.
4/ يسعى أو يكلف من يراه مناسباَ لتقديم العون الممكن لتسهيل عملية استخدام خدمات المكتبة لمن يطلب ذلك من رواد المكتبة ويتولى إصدار الإرشادات والدليل للطلبة الجدد وإعلان أي تعديل يحدث في نظم وفترات فتح المكتبة .
5/ يقوم بالتشاور مع من يشغل وظيفة مراقب مكتبة أول بالأشراف على توزيع الأعباء على ملازمي ومراقبي المكتبة حسب مقتضيات العمل وكذلك لأجل تنويع خبرات هذه الفئة من العملين بالمكتبة.
6/ يشترك في لجان اختيار الملازمين الجدد.
7/ يشرف على سير عمل قسم الكتب المحجوزة من سحب ووضع للكتب في هذا القسم بناءاَ على توصيات الأساتذة والظروف الخاصة في كل عام دراسي.
8/ يشرف على عمليات ترميم وتجليد الكتب وذلك بالتعاون مع رئيس قسم التجليد.
9/ القيام بأي أعمال أخرى تقع في دائرة اختصاصه يكلفه بها عميد المكتبات.
رئيس قسم تنمية المقتنيات:
يعينه عميد المكتبات من بين مساعديه حسب الكفاءة والخبرة. ويكون بدرجة مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات(ج).
مهامــــــــه:
يكون مسئولا لدى عميد المكتبة عن أداء وانضباط العاملين تحت إشرافه وإنجاز المهام المنوطة بقسمه وهى:
أ/ استلام توصيات الكتب من المكتبات الفرعية أو الكليات أو أعضاء هيئة التدريس بالجامعة وعرضها على عميد المكتبات للتصديق بشرائها .
ب/ طلب الكتب المصدق شراؤها من الوكلاء المعتمدين للمكتبة ومتابعة إجراءات استلامها.
ج/ استلام جميع المطبوعات التي تصل المكتبة عن طريق الهدايا أو التبادل وأعداد وإرسال قوائم المطبوعات المخصصة للإهداء والتبادل والأشراف على إرسال هذه المطبوعات إلى الجهات المستفيدة وذلك بالتنسيق مع رئيس الوحدة الإدارية والمالية.
د/ تسجيل جميع المطبوعات(عدا الدوريات والمجلات) التي تصل المكتبة عن طريق الشراء أو الإهداء أو التبادل .
هـ/ استلام الفواتير الخاصة بالكتب وأعداد الحسابات في فترات مناسبة لتوضيح الصرف.
و/ إرسال نشرات الكتب الصادرة عن دور النشر العالمية إلى الأقسام المعنية بوحدات الجامعة الأكاديمية المختلفة لتمكين أعضاء هيئة التدريس من التوصية بطلب الكتب التي يرون ضرورة حصول المكتبة عليها.
ز/ الاتصال بمن أوصى بطلب كتاب من أعضاء هيئة التدريس وإفادته بموقف الطلب .
ح/ تسليم الكتب المسجلة إلى قسم الفهرسة والتصنيف والمكتبات الفرعية.
ط/ تسعير المقتنيات التي بفقدها مستعيروها لتمكين إدارة المكتبة من استرداد قيمتها.
ى/ الاستفادة من وسائل التقنية الحديثة للاقتناء والاختيار بالمشاركة في مصادر المعلومات والتزويد التعاوني على المستوى المحلى والإقليمي والعالمي .
ك/ القيام بأي أعمال أخرى تقع في دائرة اختصاص قسمه يكلفه بها عميد المكتبات.
رئيس قسم الدوريات والمجلات:
يعينه عميد المكتبات من بين مساعديه حسب الكفاءة والخبرة ويكون بدرجة مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات(ج)
مهامــــــه:
يكون مسئولا لدى عميد المكتبات عن أداء وانضباط العاملين تحت إشرافه وإنجاز المهام المنوطة بقسمه وهى:
أ/ إعداد قوائم الاشتراك السنوي في الدوريات بأشكالها الالكترونية والو رقية.
ب/ التأكد من وصول فواتير تجديد اشتراكات الدوريات لكل عام.
ج/ مراجعة سجلات وصول الدوريات والمجلات باستمرار للمطالبة بالأعداد الناقصة والتي تتأخر ومتابعة ذلك.
د/ تنظيم عرض المجلات والدوريات ومراجعة الأعداد غير المجلدة على الرفوف وتجهيزها للتجليد عند اكتمال المجلد وإخطار الجهات المسئولة عن التجليد .
هـ/ إرشاد الرواد ومساعدتهم في الوصول إلى مجموعات المجلات وإيجاد ما يتعذر الحصول علية من الرفوف.
و/ العمل بالتنسيق مع قسم تنمية المقتنيات في تنشيط وتنظيم قنوات لتبادل المجلات مع المكتبات الأخرى داخل وخارج البلاد.
ز/ السعي لتنشيط قنوات إيداع مجلات المنظمات الإقليمية والدولية.
ح/ الأشراف على التشغيل والاستفادة من وسائل وأجهزة التقنية الحديثة المستخدمة بقسم الدوريات والمجلات.والعمل كحلقة وصل مع أقسام الدوريات بالمكتبات لإصدار الفهرس الموحد للدوريات على شكله الالكتروني.
ط/ القيام بأي أعمال أخرى تقع في دائرة اختصاص القسم يكلفه بها عميد المكتبات.
رئيس قسم الفهرسة والتصنيف:
يعينه عميد المكتبات من بين مساعديه حسب الكفاءة والخبرة ويكون بدرجة مساعد أخصائي معلومات (ج).
مهامـــــــه:
يكون مسئولا عن أداء وانضباط العاملين تحت إشرافه وإنجاز المهام المنوطه بقسمة وهى:
أ/ مقارنة قوائم الكتب المستلمة من قسم تنمية المقتنيات مع الفهرس العام لمعرفة إن كانت بالمكتبة طبعات سابقة أو نسخ أخرى منها .
ب/ تصنيف الكتب وفهرستها وطباعة بطاقات الفهرس وترتيبها وتحديد مواقع إيداعها بالمكتبة.
ج/ إعداد قائمة الإضافات الجديدة للمكتبة دورياَ وتوزيعها على وحدات الجامعة الأكاديمية المختلفة.
د/ الأشراف على قواعد بيانات الكتب بالمكتبة أو المطبوعات المختلفة في الحاسب الاًلى
والتنسيق بين قسم الفهارس بالمكتبة الرئيسية والمكتبات الفرعية فيما يتعلق بتوحيد المعايير والمواصفات لإدخال البيانات.
هـ/ القيام بأي أعمال أخرى تقع في دائرة اختصاص القسم بكلفه بها عميد المكتبات.
قسم الإحصاء وخدمات المعلومات:
مهام القسم:-
الإشراف على استخراج بطاقات دخول واستخدام المكتبة وإعداد الإحصاءات الدقيقة والمفصلة عن المستفيدين من خدمات المكتبة والرصد الإحصائي لحركة الكتب والدوريات وغيرها بالمكتبات وقسم التجليد. إعداد الاستبيانات لرصد استخدام المكتبة والإشراف على جميع خدمات المعلومات بالمكتبة كخدمات التصوير والاستنساخ وغيرها.
رئيس قسم الإحصاء وخدمات المعلومات:-
يعينه عميد المكتبات حسب الكفاءة والخبرة من بين مساعديه ويكون بدرجة أخصائي مكتبات ومعلومات (ج) .
مهامه:
1- يكون مسئولاً لدى عميد المكتبات عن الأداء والسلوك العام والانضباط لمن هم تحت إشرافه .
2- إشراف التام على استخراج دخول واستخدام المكتبات.
3- الرصد الإحصائي لحركة الكتب والدوريات وغيرها بالمكتبات بالتعاون مع الأقسام الفنية والمكتبات الفرعية وقسم التجليد.
4- إعداد الاستبيانات لرصد استخدام المكتبة وكفاءة خدماتها وتحليلها وتقديم النصح بناء على نتائجها للجهات المعنية.
5- الإشراف على جميع خدمات المعلومات التي تقدمها المكتبة وتحليل مدى كفاءتها وملاءمتها لاحتياجات المستفيدين لخدمات التصوير وغيرها.
6- القيام بأي أعمال أخرى تقع في دائرة اختصاصه قسمة يكلفه بها عميد المكتبات.
أمناء المكتبات الفرعية
المكتبات الفرعية :
وهى المكتبات التي تتبع إداريا وفنياَ لعميد المكتبات بالإضافة إلى مكتبة السودان ومكتبة الأمم المتحدة ,والمكتبة الصوتية ومكتبة التجانى الماحي والشنقيطى.
أمين المكتبة الفرعية:
يعينه عميد المكتبات من بين مساعديه حسب الكفاءة والخبرة ويكون بدرجة مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (ج) .
مهامــــــــــه:
* يكون مسئولاَ لدى عميد المكتبات عن أداء وانضباط العاملين تحت إشرافه.
* يكون مسئولاَ ومشرفاَ على مقتنيات المكتبة المعنية .
* يكون مكلفاَ بجميع أعباء رئيس خدمات القراء بالمكتبة المركزية .
* يقوم بجميع الإجراءات الفنية بالمكتبة.
*يقوم بوضع الخطط والبرامج لتطوير المكتبة
* يسعى لتوثيق الصلات بين المكتبة الفرعية والكليات التي تخدمها ويعمل على إسهام المكتبة في نشاطات الكلية أو الكليات المعنية كلما كان ذلك ممكناَ .
* يقوم بأي أعمال أخرى تقع في دائرة اختصاصه يكلفه بها عميد المكتبات.
رئيس الوحدة الإدارية
يعينه سكرتير شئون الأفراد بالتشاور مع عميد المكتبات ويكون بدرجة مساعد مسجل .
المهام الوظيفية
يكون رئيس الوحدة الإدارية مسئولاً لدى عميد المكتبات.
أ/ متابعة تنفيذ كل المهام والقرارات الإدارية التي يصدرها أو يجيزها مجلس المكتبات أو أي جهات إدارية عليا بالجامعة خاصة بالمكتبات.
ب/ الإشراف على العمل الإداري ولخدمات غي الفنية بالمكتبات.
ج/ الإشراف على المشتريات بالمكتبات وغيرها من شئون الصرف المالي.
د/ حصر احتياجات الأقسام والمكتبات الفرعية في صورة موحدة.
هـ/ التوصية بشأن العلاوات السنوية والترقيات والحوافز للملازمين وعمال النظافة.
و/ الإشراف على تعيين الملازمين وعمال النظافة.
ز/ تشكيل مجالس المحاسبة الداخلية للملازمين وعمال النظافة والإشراف على أدائها.
ح/ التوصية باستحقاقات الأجازات وأذونات التغيب للملازمين وعمال النظافة.
ط/ مراقبة أداء الوحدات التجارية بالمكتبات وتقديم النصح بشنها لعمادة المكتبات.
ي/ أي مهام أخرى تقع في دائرة اختصاصه.
رئيس الوحدة المالية:
يعينه سكرتير شئون الأفراد بالتشاور مع الإدارة المالية بالجامعة ويكون مسئولا لديها عن تطبيق اللوائح المالية السائدة.
مهامه:
القيام بكل المهام المالية المتعلقة بالمكتبات حسب ما تنص به اللوائح الداخلية للمكتبات.
العاملون المهنيين من غير الجامعيين
رئيس قسم التجليد
يعينه عميد المكتبات بالتشاور مع رئيس الوحدة الإدارية ويكون من حملة الدبلوم الوسيط ويفضل أن يكون ممن لهم إلمام بإعمال التجليد والطباعة. وتكون مهامه كالآتي:
أ/ الإشراف على تأهيل وتجليد كل مطبوعات المكتبات، وضع الميزانيات الخاصة بالتجليد، مراقبة ماكينات التجليد والأدوات الأخرى والمحافظة عليها والإشراف على طباعة الاستمارات والبطاقات الخاصة بالمكتبات.
ب/ أي مهام أخرى تقع تحت دائرة اختصاصه ويكلفه بها عميد المكتبات.
المشرف الإداري
يعينه سكرتير شئون الأفراد بالتشاور مع رئيس الوحدة الإدارية ويكون مسئولاً لدى رئيس الوحدة الإدارية عن الآتي:
أ/ التأكد من أن كل الإجراءات التي تتبع في تنظيم العمل الإداري بالمكتبات تتماشى مع اللوائح المقررة بالنسبة للموظفين والعمال بالجامعة.
ب/ تحرير ارانيك الشهادات المرضية والأجازات وغيرها للعاملين بالمكتبة حسب اللوائح المعمول بها بالجامعة.
ج/ تمثيل المكتبة في مجالس المحاسبة خارج المكتبة الخاصة بالملازمين وعمال النظافة بالمكتبات.
د/ العمل على ترقية وتنظيم خدمات وحفظ السجلات الخاصة بالإفراد العاملين بالمكتبات.
هـ/ الإشراف على محتويات المخازن التابعة للمكتبات وكيفية توزيعها.
و/ المتابعة والإشراف على توفير احتياجات المكتبات من الأجهزة المركزية بالجامعة أو عن طريق الشراء المباشر من السوق المحلي.
ز/ إنجاز أي أعمال إضافية أخرى تقع تحت دائرة اختصاصه يكلفه بها رئيس الوحدة الإدارية.
ملاحظ المكتبة
يعين سكرتير شئون الأفراد بالتشاور مع رئيس الوحدة الإدارية من حملة الدبلوم التقني الوسيط وتكون مهام على النحو التالي:
أ/ مراقبة المباني وما يتبعها من لتوصيلات الكهربائية ، إمداد المياه والمجاري، أجهزة إطفاء الحريق، والتأكد من أن إجراءات السلامة ميسرة ومتبعة في المواقع المختلفة بالمكتبات تحسباً لحالات الطوارئ وتقديم تقارير دورية بشأنها.
ب/ أي أعمال أخرى أو مهام تندرج تحت دائرة اختصاصه يكلفه بها رئيس الوحدة الإدارية أو عمادة المكتبات.
ملازمو المكتبة
يتم اختيار هذه الفئة من العاملين في القطاع المهني من مكتبات الجامعة من بين الحاصلين علي الشهادة الثانوية أو ما يعادلها بنجاح. يتم ترفيعهم للقطاعات المختلفة وفقا للضوابط التي تحددها شروط خدمتهم.
أ/ التأكد من حيازة بطاقات المكتبات لكل المستفيدين.
ب/ التأكد من أن الكتب التي يخرج بها المستفيدون استعيرت بالطرق السليمة.
ج/ إرشاد المستفيدين بضرورة الالتزام بلوائح المكتبة.
د/ الحرص على التعامل مع المستفيدين بصورة حضارية ومساعدتهم في الحصول على المواد القرائية.
هـ/ الإلمام التام باستعمال الفهارس ونظام التصنيف المستخدم بالمكتبات.
و/ التأكد يومياً من أن كل الكتب الخاصة بالقاعات المختلفة قد تمت إعادتها إلى أماكنها الصحيحة قبل فتح المكتبة.
ز/ التأكد من نظافة المكتبات وتشغيل أجهزة التهوية والتكييف والإنارة قبل فتح المكتبة وتأمينها بعد قفل المكتبة.
ح/ إبلاغ ملاحظ المكتبة عن أي تلف أو خلل في ممتلكات المكتبة.
ط/ المساعدة في أعمال الأقسام الفنية المختلفة متى ما طلب منكم ذلك.
التدرج الوظيفي:
1/ ملازم مكتبة . الدرجة الرابعة عشر .
يتم تعيينه من بين حملة الشهادة الثانوية نجاح يمساقاتها المختلفة
2/ ملازم مكتبة (ب) الدرجة الثانية عشرة.
يرفع لها من قضى بالوظيفة السابقة أربعة سنوات.
3/ ملازم مكتبة (أ) الدرجة العاشرة.
يرفع لها من قضى بالوظيفة السابقة ثلاثة سنوات على الأقل .
4/ ملازم مكتبة أول الدرجة الثامنة .
يرفع لها من قضى بالوظيفة السابقة ثلاثة سنوات وحصل على دبلوم وسيط في علوم المكتبات والمعلومات .
5/ مراقب مكتبة (ب) الدرجة السابعة.
يرفع لها من قضى بالوظيفة السابقة ثلاثة سنوات على الأقل .
6/ مراقب مكتبة (أ) الدرجة الخامسة.
يرفع لها من قضى بالوظيفة السابقة ثلاثة سنوات واجتاز اختبار المنافسة .
7/ مراقب مكتبة أول الدرجة الثالثة.
يرفع لها من قضى بالوظيفة السابقة سنتين على الأقل واجتاز اختبار المنافسة.
1/ملازم مكتبة الدرجة 14:
العمل ببنك المراقبة لمراقبة دخول القراء للتأكد من حملهم لبطاقات الدخول ومراقبتهم عند الخروج للتأكد من عدم خروجهم بكتب تخص المكتبة.
2/ ملازم مكتبة (ب) الدرجة 12:
ا/ مساعدة القراء في الحصول على المراجع التي يحتاجون إليها (العمل بالكاونتر الداخلي).
ب/ إرشاد القراء للالتزام بضوابط المكتبة.
3/ ملازم مكتبة (أ) الدرجة 10 :
ا/ إعداد الإحصائيات اليومية.
ب/ القيام بإعادة الكتب إلى أماكنها الصحيحة بالأرفف.
4/ ملازم مكتبة أول الدرجة 8 :
ا/ المراقبة المستمرة لأوضاع الكتب والمشاركة في التفتيش الأسبوعي.
ب/ المساعدة في متابعة الكتب التي تحتاج إلى تجليد.
5/ مراقب مكتبة (ب) الدرجة 7 :
ا/ إدخال البطاقات على الحاسب الآلي.
ب/ القيام بطباعة ديباجات الكتب.
ج/ القيام بأعمال التصوير.
د/ المشاركة في التفتيش الأسبوعي.
6/ مراقب مكتبة (أ) الدرجة 5:
ا/ القيام بأعباء الموظف المسئول عن الكاونتر الرئيسي والإعارة الخارجية + إرشاد القراء لمواقع الكتب التي يبحثون عنها.
7/ مراقب مكتبة أول الدرجة 3:
ا/ الإشراف على عمل الملازمين في الدرجات الدنيا.
ب/ متابعة عمل النظافة.
ج/ أي أعباء أخرى يكلف بها من قبل رئيس قسم خدمات القراء.
د/ ينوب عن رئيس قسم خدمات القراء.
تقديـــــم
المكتبة الجامعية هي احد المؤسسات الهامة في منظومة المجتمع الجامعي . ويتوقف نجاح الجامعة على مدى توفيقها في توفير مكتبة حديثة ومتطورة وتعتبر المكتبات الجامعية احدي المقومات الأساسية في تقييم الجامعات العصرية كعنصر مهم يستند إليه في البحث العلمي وتغيير المجتمع ثقافياً وعلمياً.
مسمى أخصائي المعلومات والمكتبات لماذا ؟
بظهور تكنولوجيا المعلومات والاتصالات أصبح التطوير والتغيير الجذري في المكتبات الجامعية ضرورة حتمية لمواكبة المستجدات على ضوء تحديات ثورة المعلومات والاتصالات التي يشهدها عالم اليوم وهذا أمر يتطلب إدارة حديثة وكادر مؤهل وبالتالي لم يعد المسمى القديم (أمين مكتبة) متماشياً مع العصر الذي تتحول فيه المجتمعات المتقدمة إلى مجتمع المعرفة بحيث أصبحت إدارة المعلومات تنتقل من الشكل الورقي إلى الشكل الالكتروني وأصبح الذي يدير هذه المعلومة شخص ذا مهارات وخبرة في اختيارها، تنظيمها واستخدامها ونشرها ولم يعد هذا الشخص مجرد شخص يقوم بالفهرسة والإرشاد إلى مكان الكتاب في المكتبة وبالتالي لا بد أن يتغير المسمى ليتناسب مع مقدرات الكادر الجديد خاصة وان العالم ينحو نحو المكتبات الافتراضية.
مسمى عمادة المكتبات لماذا ؟
اقترح الهيكل التنظيمي قيام عمادة للمكتبات لتصبح الجهة المشرقة فنياً وإدارياً على مكتبات الجامعة والتخطيط لتزويدها ودعمها بأوعية المعلومات المختلفة ووضع السياسات العامة للمكتبات لتطويرها مستقبلاً لتتكامل رسالتها مع رسالة الجامعة. ويصبح من يتقلد هذا المنصب هو عميد المكتبات وليس أمين المكتبة لان أمين المكتبة هو مصطلح مهني بينما مسمى عميد المكتبات مسمى فضفاض يمكن أن يعمل تحته المتخصصون في المكتبات وغير المتخصصين. فضلاً عن انه يؤكد مكانة المكتبة في الجامعة كعمادة لها جهاز إداري مشابه لأمثاله في وحدات الجامعة المماثلة.
وهذا النظام معمول به في بعض الجامعات العربية والأجنبية ولعله يناسب مكتبة جامعة الخرطوم على الأقل في مرحلة البناء والتأهيل والتطوير التي تمر بها حالياً.
مسمى أخصائي المكتبات والمعلومات لماذا ؟
بظهور تكنولوجيا المعلومات والاتصالات أصبح التطوير والتغيير الجذري في المكتبات الجامعية ضرورة حتمية لمواكبة المستجدات على ضوء تحديات ثورة المعلومات والاتصالات التي يشهدها عالم اليوم وهذا أمر يتطلب إدارة حديثة وكادر مؤهل وبالتالي لم يعد المسمى القديم (أمين مكتبة) متماشياً مع العصر الذي تتحول فيه المجتمعات المتقدمة إلى مجتمع المعرفة بحيث أصبحت إدارة المعلومات تنتقل من الشكل ألورقي إلى الشكل الالكتروني وأصبح الذي يدير هذه المعلومة شخص ذا مهارات وخبرة في اختيارها، تنظيمها واستخدامها ونشرها ولم يعد هذا الشخص مجرد شخص يقوم بالفهرسة والإرشاد إلى مكان الكتاب في المكتبة وبالتالي لا بد أن يتغير المسمى ليتناسب مع مقدرات الكادر الجديد خاصة وان العالم ينحو نحو المكتبات الافتراضية. بالإضافة إلي أن قسم المكتبات والمعلومات بكلية الآداب يمنح بكلاريوس الشرف في علم المكتبات والمعلومات مما يؤكد أن الاسم الجديد بتناسب مع نوعية الخريج الذي يشغل هذا المنصب.
عيوب الهيكل السابق والحاجة إلى تعديله
(1) عدم وجود الوصف الوظيفي الواضح أدى إلى رقابة مزاجية تتفاوت من يوم لآخر ومن موظف إلى آخر رغم تماثل الظروف.
(2) رفع المستوى الوظيفي لشاغلي بعض الوظائف وما يتبع ذلك في زيادة في الراتب دون أن يصاحب ذلك تغيير في مستوى أو نوع الواجبات والمسئوليات.
(3) حصول الموظف على مسمى وظيفي جديد رغم انه لا يرقى إلى مستوى وطبيعة الوظيفة الجديدة.
(4) عدم مواكبة الهيكل القديم لمستجدات العصر وعدم مواكبته للزيادات الكبيرة في أعداد الطلاب.
(5) عدم فهم الدوائر الإدارية بالجامعة للهيكل الوظيفي للأفراد بالمكتبة.
الهيكل الوظيفي الجديد
عند تطبيق الهيكل الوظيفي رأينا أن يكون عدد مستويات هذا الهيكل متماشياً مع حجم النشاطات الداخلة في مجال تطبيقه وتصنيف الوظيفة على أساس الواجبات والمسئوليات وما يتطلبه أداء ذلك من تأهيل لازم كحد أدنى أما الأسس التي ينبني عليها الاختيار فهي:
1- نوع ومستوى المعرفة والقدرة والمهارة المطلوبة لأي موقع والصفة الإشرافية لها
2- المجال الذي تقع ضمنه الوظيفة ونوع الإرشادات التي يتلقاها شاغل الوظيفة أو تلك التي تنبثق عنها.
3- مقدار المجهودات الذهنية والبدنية ونوعها.
من ابرز خصائص هذا التنظيم:-
تحديد التأهيل اللازم لكل عمل كحد أدنى يقاس به مقدار المعرفة والقدرة التي يمكن أن يؤدي به العمل بصورة فعاله.
تحقيق طموحات الموظفين في الترقي ممن يتوفر فيهم التأهيل والأداء الجيد وما يتبع ذلك من الشعور بالرضا وتحقيق ألذات .
الالتزام بالتدريب لرفع مستويات الأفراد.
الوصف الوظيفي للهيكل المقترح لعمادة المكتبات:
عميد المكتبات
يعينه رئيس مجلس الجامعة بالتشاور مع مدير الجامعة ويشغل منصبه لمدة أربع سنوات ويجوز إعادة تعيينه لفترة أخرى.
اختصاصات عميد المكتبات ومهامه:
يكون لعميد المكتبات المهام والاختصاصات التالية:
أ/ العمل علي تنفيذ القوانين واللوائح والنظم التي تعين على إدارة المكتبات والارتقاء بمستوى الأداء الإداري والفني بها.
ب/ الأشراف العام علي الأداء الإداري والفني المعين له في أداء مهامه كعميد للمكتبات.
ج/ التوصية بالتعيينات والترقيات للعاملين بالمكتبات.
د/ رفع المقترحات الخاصة بالسياسات العامة التي تؤدي إلي تطوير العمل لمجلس المكتبات.
هـ/ تمثيل عمادة المكتبات داخل وخارج الجامعة بما في ذلك المنظمات والجمعيات والهيئات المهنية الشبيهة.
و/ يكون مسئول مسئولية مباشرة أمام مدير الجامعة عن المكتبات وترقية أدائها والإشراف والمحافظة عليها.
ز/ اقتراح الخطط والبرامج لتأهيل وتدريب العاملين بالمكتبة.
ح/ إعداد التقرير السنوي وأي تقارير أخري ترفع لمجلس المكتبات.
ط/ إعداد تقديرات الميزانيات السنوية لعمادة المكتبات ورفعها لمجلس المكتبات وإدارة الجامعة.
نائب عميد المكتبات
يعينه مدير الجامعة بتوصية من عميد المكتبات من بين مساعديه من المتخصصين في علوم المكتبات والمعلومات ومن ذوي الخبرة العملية وتتمثل مهامه في الآتي:
أ/ يقوم بالتنسيق بين الأقسام الرئيسية بالمكتبات الفرعية من الناحية الفنية.
ب/ ينوب عن عميد المكتبات في إدارة المكتبة.
ج/ يقوم بمساعدة عميد المكتبات في وضع الخطط الفنية والبرامج التي تساعد على تطوير عمادة المكتبات فنيا وخدميا وإداريا.
د/ تقديم تقارير دورية لعميد المكتبات في كل ما يتعلق بالجوانب الإدارية والفنية بالمكتبات.
هـ/ أي مهام أخرى يكلف بها من قبل عميد المكتبات.
نائب عميد المكتبات للمكتبة الإلكترونية:
يعينه مدير الجامعة بتوصية من عميد المكتبات من بين مساعديه من المتخصصين في علوم المكتبات والمعلومات وله خبرة في مجال تقنية المعلومات والمكتبة الالكترونية. تتمثل مهامه في الآتي:
أ/ يقوم بربط المكتبة الالكترونية بالشبكات الداخلية والخارجية ذات العلاقة.
ب/ تأهيل وتطوير المكتبة الالكترونية بهدف تكامل نظم المعلومات بالمكتبات.
ج/ وضع الخطط والبرامج لتدريب وتأهيل المجتمع الجامعي.
العاملون المهنيون من الجامعيين:
يقترح الهيكل تغيير مسميات العاملين المهنيين بالمكتبات من مسمى أمناء مكتبات ومساعدي أمناء مكتبات إلى مساعدي أخصائي مكتبات ومعلومات و أخصائي مكتبات ومعلومات
وعليه يكون التصنيف كالأتي:
1-مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات
2-مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (ج)
3-مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (ب)
4-مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات(أ)
5- أخصائي مكتبات ومعلومات.
التدرج الوظيفي:
1-مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات
يتم اختيار مساعدي أخصائي مكتبات ومعلومات من حملة البكالوريوس من جامعة الخرطوم أو ما يعادلها بدرجة الشرف (تخصص علوم المكتبات والمعلومات ) والبكالوريوس بتقدير جيد إضافة للدبلوم العالي وتعادل وظائفهم وظائف مساعدي التدريس بالقطاع الأكاديمي بالجامعة .
2--مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات(ج)
أ- يتم ترفيع مساعدي أخصائي مكتبات و معلومات من حملة البكالوريوس مرتبة الشرف إلى مساعدي أخصائي (ج) بعد إكمال عامين في الخدمة ثم حصوله على درجة الماجستير , ويعادل درجة محاضر في القطاع الأكاديمي.
(ب) يتم ترفيع مساعدي أخصائي مكتبات ومعلومات من حملة البكالوريوس بتقدير جيد زائد الدبلوم العالي (علوم مكتبات ومعلومات) إلى مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات(ج) بعد قضاء أربعة أعوام بالخدمة وحصوله على درجة الماجستير في علوم المكتبات والمعلومات ويعادل درجة محاضر في القطاع الأكاديمي.
3- مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات(ب)
أ- يتم ترفيع أخصائي مكتبات ومعلومات (ج) من حملة البكالوريوس مرتبة الشرف الى مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (ب) بعد حصوله على درجة الدكتوراه فى علوم المكتبات والمعلومات ويعادل درجة أستاذ مساعد .
ب-يتم ترفيع مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (ج) من حملة البكالوريوس بتقدير جيد والدبلوم العالي في علوم المكتبات والمعلومات إلى مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (ب) بعد إكماله في الوظيفة السابقة(محاضر) سبعة أعوام أو حصوله على درجة الدكتوراه ويعادل درجة أستاذ مساعد.
4- مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات(أ)
يتم ترفيع مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات(ب) إلى مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (أ)
وهى تعادل درجة الأستاذ المشارك في القطاع الاكاديمي وفق الشروط التالية:
(أ):الترقي بالبحث العلمي المتميز
بعد الحصول على درجة الدكتوراة يكمل خدمة فعلية مدتها (3) ثلاثة سنوات في وظيفة مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (ب)منها سنة واحدة بالجامعة بالإضافة إلى (5) بحوث علمية في التخصص منشورة في مجلات علمية محكمة.
(ب):الترقية بالمساهمة في التدريس والبحث والخبرة المهنية
أن بكون قد أكمل (5) خمسة سنوات خدمة فعلية منها سنتان على الأقل بالجامعة مع إضافة (3) ثلاثة بحوث علمية في التخصص منشورة في مجلات محكمة أو كتب منهجية مؤلفة أو مترجمة , وأن يكون قد ساهم في تطوير القسم والعمادة وله إسهامات في الإدارة واللجان والعمل المهني .
(ج): الترقي بالخدمة الطويلة الممتازة
أن يكون قد قضى (10) عشرة سنوات في درجة مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (ب) بعد الحصول على الدكتوراة. وأن تكون ثلاثة منها بالجامعة وأن يكون له إسهامات فاعلة في مجال عمله بالعمادة والأنشطة الجامعية والاجتماعية ,أن يكون أداؤه في التدريس والإدارة ممتاز وأن يكون سلوكه حميدا وعلاقاته ممتازة.
5-أخصائي مكتبات ومعلومات:
يقوم من شغل وظيفة مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (أ ) مدعم بالمستندات اللازمة التي تحددها اللوائح لترفيعه إلى وظيفة أخصائي مكتبات ومعلومات (وهى تعادل درجة أستاذ) وفق الشروط الآتية :
أ/ الترقية بالبحث العلمي المتميز
أن يكون قد أكمل مدة أربعة سنوات خدمة في وظيفة مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (أ) بالإضافة إلى بحوث منشورة لا تقل عن عشرة (10) في مجلات علمية محكمة في ذات التخصص.
ب/ الترقية بالمساهمة في التدريس والبحث العلمي والخبرة المهنية.
أن يكون قد أمضى (5) خمسة سنوات خدمة على الأقل منها ثلاثة سنوات بالجامعة
أن يكون قد نشر ما لا يقل عن خمسة بحوث متخصصة في مجلات علمية أو مؤلفات معتمدة
أن يكون قد ساهم في التدريس والإشراف على طلاب الدارسات العليا
أن تكون له مساهمة متميزة في مجال العمل والمهنة داخل وخارج السودان
أن تكون له إسهامات في العمل الإداري.
أن تكون له إسهامات مقدرة في خدمة المجتمع.
رؤســـــاء الأقســـــــام:
رئيس قسم خدمات القراء:
يعينه عميد المكتبات من بين مساعديه حسب الكفاءة والخبرة. ويكون بدرجة مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (ج)
مهامــــــــه:
1/ يكون مسئولاَ لدى عميد المكتبات عن الأداء والسلوك العام والانضباط لمن هم تحت إشرافه .
2/ يتولى الإشراف التام على قاعات المطالعة لتكون في حالة مرضية طوال ساعات اليوم العملي بالإضافة لتنفيذ لوائح المكتبة ونشرها بين الرواد.
3/ يكون مسئولا لدى عميد المكتبات عن تنفيذ سياسات المكتبة في تنظيم إعارة واسترجاع استخدام الكتب وغيرها بأقسام المكتبة.
4/ يسعى أو يكلف من يراه مناسباَ لتقديم العون الممكن لتسهيل عملية استخدام خدمات المكتبة لمن يطلب ذلك من رواد المكتبة ويتولى إصدار الإرشادات والدليل للطلبة الجدد وإعلان أي تعديل يحدث في نظم وفترات فتح المكتبة .
5/ يقوم بالتشاور مع من يشغل وظيفة مراقب مكتبة أول بالأشراف على توزيع الأعباء على ملازمي ومراقبي المكتبة حسب مقتضيات العمل وكذلك لأجل تنويع خبرات هذه الفئة من العملين بالمكتبة.
6/ يشترك في لجان اختيار الملازمين الجدد.
7/ يشرف على سير عمل قسم الكتب المحجوزة من سحب ووضع للكتب في هذا القسم بناءاَ على توصيات الأساتذة والظروف الخاصة في كل عام دراسي.
8/ يشرف على عمليات ترميم وتجليد الكتب وذلك بالتعاون مع رئيس قسم التجليد.
9/ القيام بأي أعمال أخرى تقع في دائرة اختصاصه يكلفه بها عميد المكتبات.
رئيس قسم تنمية المقتنيات:
يعينه عميد المكتبات من بين مساعديه حسب الكفاءة والخبرة. ويكون بدرجة مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات(ج).
مهامــــــــه:
يكون مسئولا لدى عميد المكتبة عن أداء وانضباط العاملين تحت إشرافه وإنجاز المهام المنوطة بقسمه وهى:
أ/ استلام توصيات الكتب من المكتبات الفرعية أو الكليات أو أعضاء هيئة التدريس بالجامعة وعرضها على عميد المكتبات للتصديق بشرائها .
ب/ طلب الكتب المصدق شراؤها من الوكلاء المعتمدين للمكتبة ومتابعة إجراءات استلامها.
ج/ استلام جميع المطبوعات التي تصل المكتبة عن طريق الهدايا أو التبادل وأعداد وإرسال قوائم المطبوعات المخصصة للإهداء والتبادل والأشراف على إرسال هذه المطبوعات إلى الجهات المستفيدة وذلك بالتنسيق مع رئيس الوحدة الإدارية والمالية.
د/ تسجيل جميع المطبوعات(عدا الدوريات والمجلات) التي تصل المكتبة عن طريق الشراء أو الإهداء أو التبادل .
هـ/ استلام الفواتير الخاصة بالكتب وأعداد الحسابات في فترات مناسبة لتوضيح الصرف.
و/ إرسال نشرات الكتب الصادرة عن دور النشر العالمية إلى الأقسام المعنية بوحدات الجامعة الأكاديمية المختلفة لتمكين أعضاء هيئة التدريس من التوصية بطلب الكتب التي يرون ضرورة حصول المكتبة عليها.
ز/ الاتصال بمن أوصى بطلب كتاب من أعضاء هيئة التدريس وإفادته بموقف الطلب .
ح/ تسليم الكتب المسجلة إلى قسم الفهرسة والتصنيف والمكتبات الفرعية.
ط/ تسعير المقتنيات التي بفقدها مستعيروها لتمكين إدارة المكتبة من استرداد قيمتها.
ى/ الاستفادة من وسائل التقنية الحديثة للاقتناء والاختيار بالمشاركة في مصادر المعلومات والتزويد التعاوني على المستوى المحلى والإقليمي والعالمي .
ك/ القيام بأي أعمال أخرى تقع في دائرة اختصاص قسمه يكلفه بها عميد المكتبات.
رئيس قسم الدوريات والمجلات:
يعينه عميد المكتبات من بين مساعديه حسب الكفاءة والخبرة ويكون بدرجة مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات(ج)
مهامــــــه:
يكون مسئولا لدى عميد المكتبات عن أداء وانضباط العاملين تحت إشرافه وإنجاز المهام المنوطة بقسمه وهى:
أ/ إعداد قوائم الاشتراك السنوي في الدوريات بأشكالها الالكترونية والو رقية.
ب/ التأكد من وصول فواتير تجديد اشتراكات الدوريات لكل عام.
ج/ مراجعة سجلات وصول الدوريات والمجلات باستمرار للمطالبة بالأعداد الناقصة والتي تتأخر ومتابعة ذلك.
د/ تنظيم عرض المجلات والدوريات ومراجعة الأعداد غير المجلدة على الرفوف وتجهيزها للتجليد عند اكتمال المجلد وإخطار الجهات المسئولة عن التجليد .
هـ/ إرشاد الرواد ومساعدتهم في الوصول إلى مجموعات المجلات وإيجاد ما يتعذر الحصول علية من الرفوف.
و/ العمل بالتنسيق مع قسم تنمية المقتنيات في تنشيط وتنظيم قنوات لتبادل المجلات مع المكتبات الأخرى داخل وخارج البلاد.
ز/ السعي لتنشيط قنوات إيداع مجلات المنظمات الإقليمية والدولية.
ح/ الأشراف على التشغيل والاستفادة من وسائل وأجهزة التقنية الحديثة المستخدمة بقسم الدوريات والمجلات.والعمل كحلقة وصل مع أقسام الدوريات بالمكتبات لإصدار الفهرس الموحد للدوريات على شكله الالكتروني.
ط/ القيام بأي أعمال أخرى تقع في دائرة اختصاص القسم يكلفه بها عميد المكتبات.
رئيس قسم الفهرسة والتصنيف:
يعينه عميد المكتبات من بين مساعديه حسب الكفاءة والخبرة ويكون بدرجة مساعد أخصائي معلومات (ج).
مهامـــــــه:
يكون مسئولا عن أداء وانضباط العاملين تحت إشرافه وإنجاز المهام المنوطه بقسمة وهى:
أ/ مقارنة قوائم الكتب المستلمة من قسم تنمية المقتنيات مع الفهرس العام لمعرفة إن كانت بالمكتبة طبعات سابقة أو نسخ أخرى منها .
ب/ تصنيف الكتب وفهرستها وطباعة بطاقات الفهرس وترتيبها وتحديد مواقع إيداعها بالمكتبة.
ج/ إعداد قائمة الإضافات الجديدة للمكتبة دورياَ وتوزيعها على وحدات الجامعة الأكاديمية المختلفة.
د/ الأشراف على قواعد بيانات الكتب بالمكتبة أو المطبوعات المختلفة في الحاسب الاًلى
والتنسيق بين قسم الفهارس بالمكتبة الرئيسية والمكتبات الفرعية فيما يتعلق بتوحيد المعايير والمواصفات لإدخال البيانات.
هـ/ القيام بأي أعمال أخرى تقع في دائرة اختصاص القسم بكلفه بها عميد المكتبات.
قسم الإحصاء وخدمات المعلومات:
مهام القسم:-
الإشراف على استخراج بطاقات دخول واستخدام المكتبة وإعداد الإحصاءات الدقيقة والمفصلة عن المستفيدين من خدمات المكتبة والرصد الإحصائي لحركة الكتب والدوريات وغيرها بالمكتبات وقسم التجليد. إعداد الاستبيانات لرصد استخدام المكتبة والإشراف على جميع خدمات المعلومات بالمكتبة كخدمات التصوير والاستنساخ وغيرها.
رئيس قسم الإحصاء وخدمات المعلومات:-
يعينه عميد المكتبات حسب الكفاءة والخبرة من بين مساعديه ويكون بدرجة أخصائي مكتبات ومعلومات (ج) .
مهامه:
1- يكون مسئولاً لدى عميد المكتبات عن الأداء والسلوك العام والانضباط لمن هم تحت إشرافه .
2- إشراف التام على استخراج دخول واستخدام المكتبات.
3- الرصد الإحصائي لحركة الكتب والدوريات وغيرها بالمكتبات بالتعاون مع الأقسام الفنية والمكتبات الفرعية وقسم التجليد.
4- إعداد الاستبيانات لرصد استخدام المكتبة وكفاءة خدماتها وتحليلها وتقديم النصح بناء على نتائجها للجهات المعنية.
5- الإشراف على جميع خدمات المعلومات التي تقدمها المكتبة وتحليل مدى كفاءتها وملاءمتها لاحتياجات المستفيدين لخدمات التصوير وغيرها.
6- القيام بأي أعمال أخرى تقع في دائرة اختصاصه قسمة يكلفه بها عميد المكتبات.
أمناء المكتبات الفرعية
المكتبات الفرعية :
وهى المكتبات التي تتبع إداريا وفنياَ لعميد المكتبات بالإضافة إلى مكتبة السودان ومكتبة الأمم المتحدة ,والمكتبة الصوتية ومكتبة التجانى الماحي والشنقيطى.
أمين المكتبة الفرعية:
يعينه عميد المكتبات من بين مساعديه حسب الكفاءة والخبرة ويكون بدرجة مساعد أخصائي مكتبات ومعلومات (ج) .
مهامــــــــــه:
* يكون مسئولاَ لدى عميد المكتبات عن أداء وانضباط العاملين تحت إشرافه.
* يكون مسئولاَ ومشرفاَ على مقتنيات المكتبة المعنية .
* يكون مكلفاَ بجميع أعباء رئيس خدمات القراء بالمكتبة المركزية .
* يقوم بجميع الإجراءات الفنية بالمكتبة.
*يقوم بوضع الخطط والبرامج لتطوير المكتبة
* يسعى لتوثيق الصلات بين المكتبة الفرعية والكليات التي تخدمها ويعمل على إسهام المكتبة في نشاطات الكلية أو الكليات المعنية كلما كان ذلك ممكناَ .
* يقوم بأي أعمال أخرى تقع في دائرة اختصاصه يكلفه بها عميد المكتبات.
رئيس الوحدة الإدارية
يعينه سكرتير شئون الأفراد بالتشاور مع عميد المكتبات ويكون بدرجة مساعد مسجل .
المهام الوظيفية
يكون رئيس الوحدة الإدارية مسئولاً لدى عميد المكتبات.
أ/ متابعة تنفيذ كل المهام والقرارات الإدارية التي يصدرها أو يجيزها مجلس المكتبات أو أي جهات إدارية عليا بالجامعة خاصة بالمكتبات.
ب/ الإشراف على العمل الإداري ولخدمات غي الفنية بالمكتبات.
ج/ الإشراف على المشتريات بالمكتبات وغيرها من شئون الصرف المالي.
د/ حصر احتياجات الأقسام والمكتبات الفرعية في صورة موحدة.
هـ/ التوصية بشأن العلاوات السنوية والترقيات والحوافز للملازمين وعمال النظافة.
و/ الإشراف على تعيين الملازمين وعمال النظافة.
ز/ تشكيل مجالس المحاسبة الداخلية للملازمين وعمال النظافة والإشراف على أدائها.
ح/ التوصية باستحقاقات الأجازات وأذونات التغيب للملازمين وعمال النظافة.
ط/ مراقبة أداء الوحدات التجارية بالمكتبات وتقديم النصح بشنها لعمادة المكتبات.
ي/ أي مهام أخرى تقع في دائرة اختصاصه.
رئيس الوحدة المالية:
يعينه سكرتير شئون الأفراد بالتشاور مع الإدارة المالية بالجامعة ويكون مسئولا لديها عن تطبيق اللوائح المالية السائدة.
مهامه:
القيام بكل المهام المالية المتعلقة بالمكتبات حسب ما تنص به اللوائح الداخلية للمكتبات.
العاملون المهنيين من غير الجامعيين
رئيس قسم التجليد
يعينه عميد المكتبات بالتشاور مع رئيس الوحدة الإدارية ويكون من حملة الدبلوم الوسيط ويفضل أن يكون ممن لهم إلمام بإعمال التجليد والطباعة. وتكون مهامه كالآتي:
أ/ الإشراف على تأهيل وتجليد كل مطبوعات المكتبات، وضع الميزانيات الخاصة بالتجليد، مراقبة ماكينات التجليد والأدوات الأخرى والمحافظة عليها والإشراف على طباعة الاستمارات والبطاقات الخاصة بالمكتبات.
ب/ أي مهام أخرى تقع تحت دائرة اختصاصه ويكلفه بها عميد المكتبات.
المشرف الإداري
يعينه سكرتير شئون الأفراد بالتشاور مع رئيس الوحدة الإدارية ويكون مسئولاً لدى رئيس الوحدة الإدارية عن الآتي:
أ/ التأكد من أن كل الإجراءات التي تتبع في تنظيم العمل الإداري بالمكتبات تتماشى مع اللوائح المقررة بالنسبة للموظفين والعمال بالجامعة.
ب/ تحرير ارانيك الشهادات المرضية والأجازات وغيرها للعاملين بالمكتبة حسب اللوائح المعمول بها بالجامعة.
ج/ تمثيل المكتبة في مجالس المحاسبة خارج المكتبة الخاصة بالملازمين وعمال النظافة بالمكتبات.
د/ العمل على ترقية وتنظيم خدمات وحفظ السجلات الخاصة بالإفراد العاملين بالمكتبات.
هـ/ الإشراف على محتويات المخازن التابعة للمكتبات وكيفية توزيعها.
و/ المتابعة والإشراف على توفير احتياجات المكتبات من الأجهزة المركزية بالجامعة أو عن طريق الشراء المباشر من السوق المحلي.
ز/ إنجاز أي أعمال إضافية أخرى تقع تحت دائرة اختصاصه يكلفه بها رئيس الوحدة الإدارية.
ملاحظ المكتبة
يعين سكرتير شئون الأفراد بالتشاور مع رئيس الوحدة الإدارية من حملة الدبلوم التقني الوسيط وتكون مهام على النحو التالي:
أ/ مراقبة المباني وما يتبعها من لتوصيلات الكهربائية ، إمداد المياه والمجاري، أجهزة إطفاء الحريق، والتأكد من أن إجراءات السلامة ميسرة ومتبعة في المواقع المختلفة بالمكتبات تحسباً لحالات الطوارئ وتقديم تقارير دورية بشأنها.
ب/ أي أعمال أخرى أو مهام تندرج تحت دائرة اختصاصه يكلفه بها رئيس الوحدة الإدارية أو عمادة المكتبات.
ملازمو المكتبة
يتم اختيار هذه الفئة من العاملين في القطاع المهني من مكتبات الجامعة من بين الحاصلين علي الشهادة الثانوية أو ما يعادلها بنجاح. يتم ترفيعهم للقطاعات المختلفة وفقا للضوابط التي تحددها شروط خدمتهم.
أ/ التأكد من حيازة بطاقات المكتبات لكل المستفيدين.
ب/ التأكد من أن الكتب التي يخرج بها المستفيدون استعيرت بالطرق السليمة.
ج/ إرشاد المستفيدين بضرورة الالتزام بلوائح المكتبة.
د/ الحرص على التعامل مع المستفيدين بصورة حضارية ومساعدتهم في الحصول على المواد القرائية.
هـ/ الإلمام التام باستعمال الفهارس ونظام التصنيف المستخدم بالمكتبات.
و/ التأكد يومياً من أن كل الكتب الخاصة بالقاعات المختلفة قد تمت إعادتها إلى أماكنها الصحيحة قبل فتح المكتبة.
ز/ التأكد من نظافة المكتبات وتشغيل أجهزة التهوية والتكييف والإنارة قبل فتح المكتبة وتأمينها بعد قفل المكتبة.
ح/ إبلاغ ملاحظ المكتبة عن أي تلف أو خلل في ممتلكات المكتبة.
ط/ المساعدة في أعمال الأقسام الفنية المختلفة متى ما طلب منكم ذلك.
التدرج الوظيفي:
1/ ملازم مكتبة . الدرجة الرابعة عشر .
يتم تعيينه من بين حملة الشهادة الثانوية نجاح يمساقاتها المختلفة
2/ ملازم مكتبة (ب) الدرجة الثانية عشرة.
يرفع لها من قضى بالوظيفة السابقة أربعة سنوات.
3/ ملازم مكتبة (أ) الدرجة العاشرة.
يرفع لها من قضى بالوظيفة السابقة ثلاثة سنوات على الأقل .
4/ ملازم مكتبة أول الدرجة الثامنة .
يرفع لها من قضى بالوظيفة السابقة ثلاثة سنوات وحصل على دبلوم وسيط في علوم المكتبات والمعلومات .
5/ مراقب مكتبة (ب) الدرجة السابعة.
يرفع لها من قضى بالوظيفة السابقة ثلاثة سنوات على الأقل .
6/ مراقب مكتبة (أ) الدرجة الخامسة.
يرفع لها من قضى بالوظيفة السابقة ثلاثة سنوات واجتاز اختبار المنافسة .
7/ مراقب مكتبة أول الدرجة الثالثة.
يرفع لها من قضى بالوظيفة السابقة سنتين على الأقل واجتاز اختبار المنافسة.
1/ملازم مكتبة الدرجة 14:
العمل ببنك المراقبة لمراقبة دخول القراء للتأكد من حملهم لبطاقات الدخول ومراقبتهم عند الخروج للتأكد من عدم خروجهم بكتب تخص المكتبة.
2/ ملازم مكتبة (ب) الدرجة 12:
ا/ مساعدة القراء في الحصول على المراجع التي يحتاجون إليها (العمل بالكاونتر الداخلي).
ب/ إرشاد القراء للالتزام بضوابط المكتبة.
3/ ملازم مكتبة (أ) الدرجة 10 :
ا/ إعداد الإحصائيات اليومية.
ب/ القيام بإعادة الكتب إلى أماكنها الصحيحة بالأرفف.
4/ ملازم مكتبة أول الدرجة 8 :
ا/ المراقبة المستمرة لأوضاع الكتب والمشاركة في التفتيش الأسبوعي.
ب/ المساعدة في متابعة الكتب التي تحتاج إلى تجليد.
5/ مراقب مكتبة (ب) الدرجة 7 :
ا/ إدخال البطاقات على الحاسب الآلي.
ب/ القيام بطباعة ديباجات الكتب.
ج/ القيام بأعمال التصوير.
د/ المشاركة في التفتيش الأسبوعي.
6/ مراقب مكتبة (أ) الدرجة 5:
ا/ القيام بأعباء الموظف المسئول عن الكاونتر الرئيسي والإعارة الخارجية + إرشاد القراء لمواقع الكتب التي يبحثون عنها.
7/ مراقب مكتبة أول الدرجة 3:
ا/ الإشراف على عمل الملازمين في الدرجات الدنيا.
ب/ متابعة عمل النظافة.
ج/ أي أعباء أخرى يكلف بها من قبل رئيس قسم خدمات القراء.
د/ ينوب عن رئيس قسم خدمات القراء.
